Extrait du livre « Animez vos réunions » de Julia Kalfon

Publié le 6/02/2017

Préface d’Olwen Wolfe

« Ce livre répond à un besoin criant, récurrent, profond. Combien de temps, d’argent et d’énergie humaine sont-ils perdus en réunions mal conçues et mal animées ? Quelle inefficacité est générée lorsque l’objectif n’est pas clair, que l’ordre du jour n’est pas préparé ou que l’animation adéquate n’est pas au rendez-vous ? Parfois même une réunion n’a pas lieu d’être et les alternatives plus efficaces ne sont pas envisagées, on se regroupe par habitude, on attend que ça se passe, on s’intéresse aux jeux de pouvoir…

J’ai participé à des milliers de réunions en Europe, aux Etats-Unis et ailleurs, en tant que manager en entreprise et comme consultante externe. D’abord participante ou animatrice, j’ai également eu un rôle d’observation. Plusieurs entreprises multinationales, dont les cultures sont contrastées – Nestlé, L’Oréal, S.C Johnson – m’ont missionné pour auditer des réunions internes de différentes natures à travers l’Europe. J’ai comparé les pratiques sur d’autres continents. Cela a été l’occasion d’identifier l’impact des contextes culturels (pays, entreprise) sur la manière de vivre les réunions aux styles très variés. J’ai pu explorer la pertinence et l’efficacité des réunions, ainsi que leurs retombées.

Passionnée de communication interpersonnelle et interculturelle, en quête permanente d’optimisation de la qualité de vie au travail, j’ai pu dégager, grâce à cette expérience, quelques principes de bon sens. Par exemple, la réunion est un tout qui commence avant la rencontre ; clarification du besoin, alternatives, identification du type de réunion, préparation, invitations, conception, conditions matérielles, anticipation du suivi. L’animation elle-même est un art qui s’acquiert, auquel on doit s’entraîner. Et le suivi de réunion doit se traiter comme faisant partie intégrante de la démarche.

Principes simples, mais néanmoins peu appliqués. En l’absence de clarification de tous les paramètres en jeu et de formation spécifique selon le type de réunion, nous suivons la pente naturelle de notre culture de pays et d’entreprise, et de notre personnalité. Cela induit de la confusion, avec les conséquences concrètes que sont les préparations bâclées, les participants dans le flou, l’animation inadéquate, les étapes suivantes vagues, ou encore une combinaison de ces dérapages. Avec les conséquences que nous avons tous vécues. La prise de conscience émerge : nous avons besoin de compréhension et de solutions.

Julia Kalfon nous donne les clés pour sortir de ce marasme international ! Il existe des livres et des formations sur certains aspects que Julia aborde, mais ils sont moins complets et pédagogiques que cet ouvrage. L’auteur clarifie les types de réunions et nous guide de manière toujours concrète et vivante, vers le succès, quel que soit le cas de figure. Bref, si vous voulez des réunions utiles et efficaces, voire agréables, voici un livre salutaire. »

Il existe de nombreuses pistes pour rendre plus performants les temps d’échanges en entreprise :

  • Fiches outils partagés sur comment mener des réunions pour que vos collaborateurs développent des réflexes simples et efficaces
  • Outils de travail collaboratif digitaux dont Stormz qui permettent de générer des questions et idées en grand groupe en physique ou à distance, en synchrone & asynchrone
  • La recherche d’autonomie et l’holacratie (raison d’être dans l’organisation et « souveraineté individuelle »)
  • Les « Stand up » meetings pour des sujets opérationnels rapides
  • Des feedback à chaud en fin de réunion sur son utilité (issue des « rétrospectives » en agilité collective) pour évoluer…
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